São seis da manhã. Faltam três horas para abrirem as portas de uma conferência corporativa com duas mil pessoas inscritas. À entrada, um sistema de reconhecimento facial promete acelerar o acesso e reduzir filas. A solução parece simples, mas levanta perguntas que já não podem ficar apenas do lado da tecnologia. Quem autorizou a utilização daquela imagem, onde fica guardada e durante quanto tempo? É neste ponto que a conversa sobre Inteligência Artificial nos eventos começa a ficar mais exigente.

Nos eventos corporativos e institucionais, algumas aplicações já fazem parte do trabalho corrente. Um render fotorrealista de cenografia, produzido em horas em vez de dias, permite apresentar várias possibilidades ao cliente sem comprometer prazos. Ferramentas de tradução ajudam a tornar encontros multilingues mais acessíveis. Uma aplicação pode avisar centenas ou milhares de participantes de uma alteração de sala ou de horário quase no momento em que a decisão é tomada. Há poucos anos, muitas destas tarefas exigiam mais tempo, mais recursos e maior margem de erro.

Outras utilizações começam agora a ganhar espaço, sobretudo em produções internacionais de maior dimensão. Sistemas que analisam fluxos de pessoas, soluções de apoio à operação em tempo real ou ferramentas de reconhecimento facial mostram até onde a tecnologia pode ir. Mas também obrigam a fazer uma distinção importante. Nem tudo o que é tecnicamente possível deve ser utilizado da mesma forma, nem todos os eventos precisam do mesmo nível de automatização.

A proteção de dados é um bom exemplo. Um briefing corporativo pode conter resultados ainda não divulgados, planos de negócio, informação sobre lançamentos futuros ou até uma reestruturação por anunciar. Antes de colocar esse material numa ferramenta, é preciso saber onde fica armazenado, quem lhe pode aceder e o que nunca deve sair do perímetro da empresa. O mesmo cuidado se aplica aos dados biométricos. Quando uma solução permite identificar participantes, é necessário perceber qual é a finalidade, que informação é recolhida, durante quanto tempo é conservada e que alternativa existe para quem não queira utilizar esse sistema. Para grandes empresas, estas perguntas já fazem parte da avaliação de risco de um projeto.

A tecnologia também não resolve aquilo que, no setor dos eventos, costuma separar uma produção competente de uma produção realmente preparada. Falha a energia, um fornecedor atrasa-se, começa a chover antes de um jantar previsto para o exterior ou uma estrutura chega com uma medida errada. Nesses momentos não existe uma base de dados perfeita nem tempo para analisar todas as possibilidades. Trabalha-se com a informação disponível, avalia-se o impacto de cada decisão e chama-se quem tem capacidade para resolver.

Um modelo pode sugerir alternativas com base no que aconteceu antes, mas não conhece todas as variáveis daquela sala, daquele cliente ou daquela equipa. Também não percebe necessariamente, aos quarenta minutos de um painel, que a audiência deixou de acompanhar a conversa e que é melhor encurtar o programa. Essa leitura continua a depender de experiência, contexto e capacidade de decisão.

Há ainda um ativo menos visível. Um sistema encontra fornecedores em segundos, mas não consegue garantir que um deles atende o telefone às 23h de um sábado porque alguma coisa falhou no ensaio e as portas abrem dali a poucas horas. Essa disponibilidade constrói-se ao longo do tempo, com confiança, conhecimento mútuo e problemas resolvidos em conjunto. É uma parte essencial do valor de uma produtora e uma das mais difíceis de reproduzir.

A Inteligência Artificial pode tornar a produção mais rápida, dar mais opções e retirar peso a tarefas que consomem tempo sem acrescentar verdadeiro critério. Mas não substitui a responsabilidade. Quando um evento corre mal, alguém continua a ter de explicar o que aconteceu, decidir o passo seguinte e responder perante o cliente. O desafio, por isso, não está em escolher entre tecnologia e experiência humana. Está em saber, projeto a projeto, o que vale a pena entregar à máquina e o que continua a exigir alguém disposto a decidir e a assumir as consequências dessa decisão.

João Miguel Domingos, diretor de Marketing e Comercial da Mediapark